Архивы законодательство – страница 2 из 4 – экопортал

Закон об архивах: основной регламент в делопроизводстве

Для коммерческих компаний создание архивов является правом, но не обязанностью. Однако, если архив решено создать, правовым основанием его работы станет федеральный закон об архиве и архивном деле.

Для чего необходим закон об архиве и архивном деле

Деятельность любой организации независимо от формы ее собственности и характера производства сопровождается и подтверждается документами. Документы являются основанием для исполнения любых управленческих решений, принимаемых в производственной, организационной и хозяйственной сферах деятельности компании.

Естественно, что важным вопросом является обеспечение сохранности документов, не только текущих, еще участвующих в документообороте предприятия но уже сданных на хранение в архив.

Вопросы формирования архивов и разграничения собственности на архивные документы как раз и регулирует федеральный закон об архивном фонде и архивах.

Закон об архивах РФ содержит много положений, которые были введены впервые и позволили адаптировать нормы архивного законодательства с уже действующими нормами российских законов. В частности, им были разграничены предметы ведения архивов и полномочия между архивами государственного, регионального и муниципального подчинения.

Правовые особенности закона об архивах

Федеральные законы архивов, действовавшие до того, как был принят закон № 125-ФЗ, в частности, «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах», принятые в июле 1993 г., устарели после того, как в декабре этого же года была принята новая Конституция Российской Федерации.

Кроме того, в ранее действовавших не было разделения собственности на документы, хранящиеся в архивах. Закон об архивах РФ уже вводит такое понятие, как архивные документы, находящиеся:

• в государственной собственности;
• собственности субъекта Федерации;
• в муниципальной собственности;
• частной собственности.

Обратите внимание: закон об архивах содержит норму, на основании которой запрещена приватизация документов, которые находятся в государственной, региональной и муниципальной собственности.

Еще одним правовым нюансом, характеризующем закон об архиве, является подразделение хранящихся в архивах документов на два типа:

1. документы действующих предприятий-фондообразователей;
2. документы ликвидированных предприятий-фондообразователей.

Кроме того, закон об архив деле устанавливает норму, ранее в архивном праве не применяющуюся: федеральные органы государственной власти, расположенные в субъектах Федерации, свои архивные документы могут хранить в региональных архивах только на основании соответствующих договоров.

И еще одна принципиально новая особенность закона об архивах: в нем содержится отдельная статья «Обязанности органов государственной власти, органов местного самоуправления, юридических лиц по комплектованию государственных и муниципальных архивов». По сути, это дополнение к Гражданскому кодексу РФ которым регулируется порядок действий с документами, хранящимися в архивах организаций в случаях, когда происходит их реорганизация или ликвидация.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211197-zakon-ob-arhivah-18-m1

Доступ к архивным документам. Личный опыт

1. Что, где и как храниться.

Чтобы знакомиться с архивными уголовными делами реабилитированных и не реабилитированных граждан (АУД), а так же с архивными документами о массовых репрессиях и рассекреченными документами ВЧК-ОГПУ-НКВД-МГБ-КГБ (Документами) надо знать в каких архивах они хранится.

Интересующие нас документы, в разное время, были созданы органами безопасности, правопреемником которых, в настоящее время является ФСБ Российской Федерации, в архивах которого, подавляющее большинство их и храниться.

Являются ли интересующие нас документы, документами Архивного фонда Российской Федерации, т.е. архивными документами, прошедшими экспертизу ценности документов, поставленными на государственный учет и подлежащими постоянному хранению? Скорее всего “да”, но документально это не подтверждено (запросы об этом направлены в ФСБ и Росархив).

В соответствии со ст. 18 закона “Об архивном деле” хранение в ведомственном архиве документов Архивного фонда РФ м.б. временным или депозитарным, а постоянное хранение осуществляется только в государственных архивах.

Условия депозитарного хранения, условия использования документов и срок депозитарного хранения определяется в договоре, который д.б. заключен с Росархивом, как специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. Информация о наличии и содержании таких договоров отсутствует в свободном доступе (запросы в ФСБ и Росархив направлены).

Срок временного хранения АУД и Документов определен п. 1, ст. 22, того же закона и составляет 15 лет, после чего должны быть переданы на постоянное хранение (ст. 21, п.1)..

Что касается передачи Документов из архивов ФСБ в на постоянное хранение в государственные архивы, то такими сведениями не располагаю.

Доступ к архивным документам начинается с доступа к справочно-поисковым средствам и информации о них – каталогам, описям, картотекам. Это закреплено в ст. 24, ч.1, п.п. 1.1 закона “Об архивном деле в РФ” – Доступ к архивным документам обеспечивается:

1) путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа.

Такое же положение прописано и в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук утвержденные Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 (п.п. 5.1 и 5.3).

Вместе с тем, п.п. 1.

5 тех же Правил, указывает на то, что Организация хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в федеральных органах исполнительной власти и организациях, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, регулируется другими нормативными правовыми актами. Таких Правил, в отношении архивов ФСБ, в открытом доступе, обнаружить не удалось.

Таким образом, что государственные архивы, что архивы ФСБ, должны предоставлять пользователям доступ к справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, т.е. к каталогам, картотекам, описям, электронным базам, в соответствии с ст. 24, ч.1, п.п. 1.1 закона “Об архивном деле в РФ”

ГА РФ на своем сайте в электронных описях имеет фонд 10035 – УПРАВЛЕНИЕ КОМИТЕТА ГОСУДАРСТВЕННОЙ БЕЗОПАСНОСТИ СССР (УКГБ) ПО г. МОСКВЕ И МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ, но какие дела в нем имеются не известно – список описей отсутствует.

Другие государственные архивы, упомянутые ранее, имеющие на хранении АУД вообще не упоминают о фондах, содержащих дела репрессированных лиц.

Архивные подразделения УФСБ и ЦА ФСБ, так же не представляют никакого справочно-информационного материла относительно АУД и Документов, находящихся у них на хранении, а действуют по принципу – укажите наименование, даты Документа или ФИО и год рождения человека, а мы посмотрим, есть ли у нас такие Документы/АУД или нет.

Следует, так же отметить, что даже перечни рассекреченных и частично рассекреченных ФСБ Документов секретного делопроизводства Особого отдела, Секретариата и Секретно-политического отдела НКВД за 1936-1937 годы недоступны, т.к. являются документами «Для служебного пользования» (Решение Центральной экспертной комиссии ФСБ от 09.01.2014 г.)

Источник: https://dedushka-stepan.livejournal.com/81163.html

Архивное законодательство в Российской Федерации

Законодательство в области архивного дела включает в себя различные виды нормативных правовых актов и методических рекомендаций, которые в совокупности представляют собой сложный регулирующий механизм. Сориентироваться  в законодательной базе с целью упорядочения работы архивной службы  нашим читателям помогает к.и.н., доцент, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ Е.М. Бурова.

Современная нормативная правовая система в области архивного дела построена достаточно сложно (для непосвященных), но с точки зрения формальной логики вполне состоятельно.

Источником регулирования отношений в архивной сфере является Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Он в свою очередь имеет базовое значение для законов, принятых на уровне субъектов РФ, правил работы с архивными документами, перечней документов со сроками хранения и другими нормативными документами, утвержденными или согласованными с архивными органами.

Все вместе они выражают суть юридического регулирования в архивной сфере и обязательны к применению учреждениями и организациями всех форм собственности.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»

В первую очередь необходимо отметить, что данный закон распространяет свое действие на документы всех форм собственности: государственной (федеральной или субъекта РФ), муниципальной или частной.

Закон устанавливает ряд терминов и определений, которые дополняет  ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

 Но любой ГОСТ носит рекомендательный характер и используется как методическое пособие, поэтому все основные термины закрепляются законодательно.

 

Законом определены основные категории документов, передаваемых на государственное хранение и включаемых в состав Архивного фонда Российской Федерации (далее АФ РФ), а также определен договорной порядок включения в состав АФ РФ документов, находящихся в частной собственности.

Законодательно установлены сроки передачи документов в государственные или муниципальные архивы, что в первую очередь касается государственных и муниципальных организаций, а во вторую очередь – негосударственных организаций, заключивших договор о передаче своих документов на постоянное хранение.

Определено, что государственные и муниципальные архивы со своей стороны составляют списки организаций, передающих им свои архивные документы на постоянное хранение и для включения в состав АФ РФ, т.е. списки источников комплектования.

Включение в списки источников комплектования негосударственных организаций осуществляется по желанию последних и на основании договора. Государственный или муниципальный архив вправе вести список и возможных (потенциальных) источников комплектования, т.е.

организаций, с которыми только еще планируются или ведутся переговоры.

Коротко и суммарно можно определить  следующую линию: архивные документы передаются правопреемникам, при реорганизации негосударственной организации условия и место дальнейшего хранения определяются учредителем, а «последним в очереди» будет государственный или муниципальный архив.

В случае приватизации государственных или муниципальных предприятий образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в том числе документы по личному составу, остаются соответственно в государственной или муниципальной собственности. 

Законодательно урегулированы порядок доступа и ограничения на доступ к архивным документам.

Ограничения касаются в первую очередь доступа к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, а также содержащим сведения о личной и семейной тайне (в последнем случае ограничение устанавливается сроком на 75 лет со дня создания указанных документов). Здесь следует отметить, что положения Федерального закона «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ не распространяют свои действия на отношения, возникающие при организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов АФ РФ и других архивных документов (ст.2, п.2 указанного закона). Сложность заключается в том, что четко не прописана граница между собственно документом и архивным документом, а соответственно сферой влияния одного или другого закона. 

Следует обратить внимание и на тот факт, что в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны бесплатно предоставлять оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций. 

Данный закон содержит и указание на то, что архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством Российской Федерации, подлежат возврату собственнику или владельцу архивных документов, т.е. в данном случае в организацию. 

Юридические лица, должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность.

Но так как после принятия в 1993 году «Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» субъекты приняли свои законы, то после 2004 года большинство из них в эти законы внесли изменения и дополнения в соответствии с действующим федеральным законом.

Правила и инструкции для работы с архивными документами

Закон констатирует то или иное положение, а механизм его реализации раскрывается в правилах, перечнях, инструкциях и других нормативных документах.

Учитывая юридически определенную необходимость обеспечивать единообразие в отношении организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, организации  в своей деятельности используют  Основные правила работы архивов организаций, вышедшие в 2002 году. В связи с тем, что эти правила не проходили регистрацию в Министерстве юстиции Российской Федерации,официально действующими считаются Основные правила работы ведомственных архивов 1986 года, утвержденные приказом Главархива СССР.

Основные правила работы архивов организаций названы не очень удачно, так как адресованы именно архивам организаций, что сужает круг пользователей. Однако по сути своей правила содержат описание намного большего спектра работ с документами в организациях, нежели можно судить по названию нормативного документа.

Значительное внимание в правилах отведено делопроизводственному блоку, а именно разработке номенклатуры дел; формированию дел в делопроизводстве; организации и проведению экспертизы ценности документов, порядку выделения их к уничтожению; подготовке дел к передаче в архив (архивохранилище) и другим вопросам. 

Собственно «архивная» часть в правилах раскрывает следующие виды работ: 

• создание архива в организации, его задачи и функции, права и ответственность архива;
• организация работы архива; 
• организация хранения, комплектования, учета и использования документов архива; 
• порядок передачи документов из архива организации на постоянное хранение. 

Главное на что следует обратить внимание: к правилам прилагаются все формы, необходимые в работе с архивными документами в организации от номенклатуры дел до описей. 

К сожалению, сегодня эти правила по ряду позиций уже устаревают, но разработку новых правил тормозят не решенные вопросы отбора на хранение электронных документов.

Должна быть сформирована полноценная нормативная база по созданию и хранению электронных документов в делопроизводстве и архивах организаций; разработан порядок подготовки и передачи в государственные и муниципальные архивы электронных документов; разработаны единые технологии, форматы, стандарты и регламенты архивирования электронных документов, обеспечения их долговременной сохранности и организации доступа к ним в наиболее удобной для пользователей форме. 

Для разработки и переработки собственной инструкции по делопроизводству организациям необходимо воспользоваться Правилами постановки делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 года № 477. Описание видов работ по отдельным разделам указанных правил подходит для всех организаций, а не только для федеральных органов исполнительной власти. 

Хорошим дополнением к правилам служат Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 года № 76. 

Кроме собственно делопроизводственных сюжетов эти нормативные документы раскрывают следующие виды архивные  работ:

• текущее хранение документов; 
• подготовка их к передаче на архивное хранение; 
• уничтожение документов с истекшими сроками хранения; 
• передача дел на архивное хранение.

Организации в своей работе могут руководствоваться инструкциями по отдельным направлениям деятельности и видам работ с архивными документами, в том числе документами по личному составу. Это могут быть инструкции разработанные Росархивом или органами государственной или исполнительной власти.

Перечни типовых архивных документов

Следующий вид нормативных актов, регламентирующих работу с архивными документами, – перечни со срокам хранения. 

Перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения разрабатывает Всероссийский НИИ документоведения и архивного дела в лице Росархива, утверждает их Минкультуры РФ.

 Применяется данный вид перечней государственными органами, органами местного самоуправления, организациями и гражданами, занимающимися предпринимательской деятельностью без образования юридического лица в связи с обязанностью всех вышеперечисленных обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу.

Разработчиками перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных органов государственной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения выступают заинтересованныеминистерства и ведомства. Росархив в лице Минкультуры РФ согласовывает эти перечни.  Указанные нормативные документы содержат сроки хранения архивных документов, образующихся при осуществлении конкретных видов деятельности.

Бурова Е.М.

к.и.н., доцент, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ

Источник: https://naar.ru/articles/arhivnoe-zakonodatelstvo-v-rossijskoj-federacii/

Законодательство по электронным архивам

Электронные архивы являются сравнительно новой отраслью, которая располагается на стыке интернет-технологий, бизнес-процессов и документооборота. Электронный архив документов играет все более важную роль в работе многих организаций, в связи с этим появилась необходимость в создании определенных стандартов в этой области.

В России с 2003 года функционирует международный Комитет по стандартизации, образованию и сертификации в области управления электронными архивами, хранилищами данных и документов. Целью работы Комитета является содействие профессионалам, работающим в этой области.

В большинстве государств легальное создание электронного архива и все остальные действия с электронными документами определяются тремя главными законами: об электронном документе, об электронной цифровой подписи, а также об электронной коммерции. В России пока что принят только Закон об электронной цифровой подписи.

Электронный архив и документооборот в нашей стране подпадают под действие следующих актов:

• Федерального закона РФ от 27 июля 2006 г. № 149 «Об информации, информационных технологиях и защите информации».
• Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28).
• Документа «Основные правила работы архивов организации» (утв. Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Принятию новых законов во многом мешает вопрос, определяющий юридическую силу электронного документа. Говоря об носителе данного типа, нельзя не сказать об электронной подписи. Дело в том, что наличие цифровой подписи на электронном документе является необходимым, хотя и не единственны, условием его юридической силы.

Какие преимущества дает электронная цифровая подпись (ЭЦП)? Например, если еще недавно налоговые декларации принимались налоговыми органами исключительно в бумажном виде, то теперь их можно передать в электронном формате. На документе ставится ЭЦП, после чего он приобретает юридическую силу. Налоговая инспекция обязана проверить значение ЭЦП, а значит, убедиться в том, что декларация отправлена действительно определенной организацией.

Закон об электронной цифровой подписи вводит определение удостоверяющего центра – организации, выдающей сертификаты ключей, которые могут быть использованы в информационных системах.

Компания ОРБ предоставляет услуги по организации электронного архива, гарантируя при этом полное соответствие законодательным и нормативным актам.

Источник: https://orbrm.ru/articles/elektronnye_arhivy_i_zakonodatelstvo/

Архивные документы

В любой организации, как правило, хранится большое количество документов, содержащих сведения о работниках.

А значит, сотрудники, отвечающие за сохранность персональных данных, могут столкнуться с необходимостью передать эту информацию по запросам государственных органов, организаций и граждан.

И наоборот, нередко появляется необходимость запросить информацию о своих сотрудниках в архиве или у другого работодателя. О том, как правильно запросить архивные документы или обработать запрос о выдаче таких документов, мы и поговорим.

Федеральный закон от 22.10.

Основная работа по использованию архивных документов по личному составу состоит в подготовке архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов по запросам граждан.

Запрос на получение архивных документов

Заявителями на получение архивной информации могут быть и граждане, и юридические лица.

Запрос заявителя может быть сформулирован при личном обращении, по телефону, прислан по почте, в том числе по электронной. Обратите внимание: запросы, присланные по электронной почте и принятые по телефону, распечатываются на бумаге и исполняются таким же образом, как запросы, присланные по почте или сформулированные при личном обращении.

Какие требования закон предъявляет к содержанию запроса?

Чтобы запрос был принят к исполнению, в нем должна быть указана следующая информация:

• наименование юридического лица на бланке организации, для граждан – фамилия, имя, отчество;
• почтовый и (или) электронный адрес заявителя;
• тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;
• личная подпись гражданина или подпись должностного лица.

В этом году несколько наших работников будут оформлять пенсию. Отдел кадров помогает им в сборе необходимых документов. После консультации в Пенсионном фонде РФ выяснилось, что нужно запросить несколько справок в городском архиве. Подскажите, в каких случаях оформленный нами запрос в архиве могут не принять??

Запрос на получение архивных документов не принимается к исполнению, если:

• не содержит наименования юридического лица, для гражданина – фамилии, имени, отчества; почтового и (или) электронного адреса заявителя;
• не поддается прочтению. Об этом сообщается заявителю, направившему обращение, если его наименование (фамилию) и почтовый адрес можно прочитать;
• ответ на запрос приведет к разглашению сведений, составляющих государственную, служебную, коммерческую или иную охраняемую федеральным законодательством тайну, на доступ к которым заявитель не имеет права;
• в нем содержится вопрос, на который заявителю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и в присланном повторном запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства.

Уполномоченное на это лицо вправе принять решение о прекращении переписки. В этом случае заявителя письменно оповещают о принятом решении и его причинах.

Информация о том, что запрос не принят к исполнению по названным выше причинам, должна быть направлена заявителю в течение семи дней со времени получения запроса.

Обратите внимание: если от гражданина или организации поступает запрос о предоставлении конфиденциальных сведений о другом физическом лице при отсутствии права на получение такой информации, в ответе на запрос сообщается, что запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа и не может быть выдана, приводится ссылка на нормативный документ, обосновывающий отказ (Организация доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и пользования ими, утв. Росархивом в 2009 г.).

Так, конфиденциальные персональные данные могут быть выданы третьему лицу только при наличии письменного разрешения субъекта персональных данных или, в случае его смерти, его наследников.

Источник: https://hr-portal.ru/article/arhivnye-dokumenty

Как грамотно организовать порядок в архиве предприятия

О некоторых вопросах правильного хранения документов рассказала начальник отдела комплектования и ведомственных архивов государственного архива Амурской области Елена Шилова

После Кадрового клуба, который прошел в газете «Работай!» в минувший четверг, участникам стало ясно, кадровик или архивариус предприятия – это великий человек. Именно от них зависит порядок документооборота организации, в котором порой разобраться крайне сложно.

Как оказалось, говорить о том, как правильно вести архив в организации, можно вечно, такого большого количества нюансов сложно найти еще где-либо. О некоторых вопросах правильного хранения документов нам рассказала наш приглашенный эксперт Елена Шилова, начальник отдела комплектования и ведомственных архивов государственного архива Амурской области. 

Настольные документы архивариуса

1. Самым главным законодательным актом, который регулирует все движение архивных документов, является Федеральный закон «Об архивном деле». Он распространяет свое действие на любые организации и их архивные документы и все его требования обязательны к исполнению. 

2. В вопросе, как вести любые архивные документы от нумерации до обложки, помогут основные правила работы ведомственных архивов 1985 г.

3. «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

4. Для тех организаций, у которых существует научно-техническая документация, – «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

Инструкция по работе с документами

Бывает так, что в одной организации реквизиты на бланках в разных местах, сами бланки разные. И работать неудобно, и найти ничего потом нельзя. В инструкции должно быть прописано не только то, как составляются описи и номенклатуры, но и кто ответственный за работу архива.

Лучше, чтобы это был не один человек, на которого скинут все дела, а поручать некоторые архивные функции отделам. Чтобы по прошествии определенного времени ответственный человек из отдела подготовил все документы и сдал ответственному за архив. И только потом архивариус делает сводную работу.

Вопросов и проблем не будет с документами, если в инструкции будет все пошагово прописано.

Состав документов, подлежащих передаче в архив

Архив организации в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу. Документы, образующиеся в деятельности организации, по срокам хранения подразделяются на:

• документы временного срока хранения (до 10 лет включительно);

• документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет);

• документы постоянного (вечного) хранения.

Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

Документы личного происхождения в архив организации передаются на временное

Кадровик или архивариус предприятия – это важнейший человек

Источник: https://2×2.su/job/article/poryadok-v-arhive—-zadacha-naivazhneyshaya-16126.html