Все про утилизацию архивных и бухгалтерских документов

Все про утилизацию архивных и бухгалтерских документов

Утилизация документов с истекшим сроком хранения – процедура, требующая пристального внимания руководства любой организации. Процесс подготовки дел к уничтожению должен осуществляться по определенной схеме и в соответствии с законом. В противном случае руководитель организации может быть привлечен к ответственности вплоть до уголовной.

Порядок и правила утилизации

До непосредственного процесса утилизации документации владельцу бумаг нужно осуществить их подготовку, в ходе которой необходимо:

1. Определить ценность документов посредством проведения экспертизы согласно установленным государством нормам.
2. Выделить ряд бумажных носителей информации с истекшим сроком хранения.
3. Составить акт о выделении для утилизации документов, не подлежащих хранению.
4. Получить разрешение на уничтожение от органов государственной власти.

Далее документы отправляются на утилизацию.

Ознакомимся с некоторыми моментами порядка уничтожения документации более подробно.

В соответствии с российским законодательством утилизироваться может лишь просроченная документация, т.е. уничтожению подлежат только документы временного (до 10 лет) хранения. Документация, относящаяся к типу регулярного хранения, должна быть отправлена на сохранение в архивы на неограниченное время (от 75 лет).

Экспертизу проводит комиссия, состоящая из квалифицированных специалистов от каждого подразделения организации и возглавляемая выбираемым председателем. При выявлении комиссией нарушений документация переоформляется и разделяется на обособленные категории.

Далее все данные о выделенной документации переписываются в отдельный акт с указанием в нем количества дел, их заголовков, сроков проведения работ с документами, статей, согласно которым будет осуществлено уничтожение бумаг, и т.д. На следующем этапе руководителем организации подписываются акт и приказ на утилизацию документов.

Нюансы уничтожения бухгалтерских документов организации

Вся бухгалтерская документация (учетные регистры, бухотчетность, счет-фактуры и т.д.) должна храниться в организации минимум 5 лет после момента ее составления. Из этого следует, что утилизация бухгалтерских документов и составление соответствующего акта не могут производиться ранее, чем истечет пятилетний период обязательного хранения этих бумаг.

Вся отчетная документация о проведении финансовых манипуляций предприятием подвергается проверкам налоговых служб. В связи с этим руководители организаций за неправомерное и осознанное уничтожение бухгалтерских документов могут быть привлечены к уголовной ответственности согласно УК РФ.

После истечения установленного законодательно времени хранения бухгалтерской документации осуществляется составление акта на утилизации в вышеописанном порядке.

Нюансы утилизации архивных документов организации

На простом языке акт о выделении на уничтожение документов архива – это список бумажных носителей информации, которые должны быть удалены ввиду истечения срока их хранения. Также в акте указываются способы и правила утилизации выделенной бумажной массы.

Правильно, когда составление акта осуществляется опытным архивариусом, знания которого помогают избежать серьезных нарушений.

Иногда в организации помимо простых архивных бумаг необходимо произвести утилизацию просроченных конфиденциальных документов.

Процесс уничтожения документации с грифом секретности происходит особенным образом:

1. Составление списка таких документов осуществляется в отдельном акте.

2. Утилизацию проводят в месте, не доступном для посторонних.
3. Наиболее надежный способ удаления конфиденциальных бумаг – сжигание.

Руководителем организации издается специальный приказ, согласно которому действуют члены экспертной комиссии, подготавливающие совокупность секретных документов к уничтожению.

О сроках хранения документов, об ответственности за незаконную их утилизацию, а также о подготовке документации к уничтожению рассказывает аудитор Ирина Мамина в следующем видео.

Способы утилизации документов

Основные способы утилизации документов, применяемые на сегодняшний день:

• шредирование – наиболее распространенный и простой;
• сжигание в специальных печах – экологически не безопасный;
• выездная утилизация – осуществляет специализированная компания.

Обратите внимание! Небольшие организации вправе проводить самостоятельное уничтожение (например, путем простого разрезания) бумажных носителей, если последние не являются секретными и у них истек срок хранения.

Рассмотрим перечисленные способы подробнее.

Шредер, установленный в организации, позволяет осуществлять одновременное уничтожение бумаг в размере 7-85 листов. В состав установки входит емкость, рассчитанная на объем от 13 до 300 литров. Как правило, большинство организаций устанавливают в свои офисы стационарные шредерные машины. В зависимости от техники измельчения документов шредеры подразделяются на:

• плоскорезы – производят разрезание бумаг на тонкие полосы и их сбрасывание в специальную емкость;
• крошители – превращают бумажные листы в крошку, используются при утилизации секретной документации;
• шлифмашины – оснащены экраном, позволяющим осуществлять регулировку ширины разрезаемых документов;
• промышленные – применяются для уничтожения бумаги высокой плотности.

Шредерные машины способны измельчать бумаги на полосы с шириной 3,9-6 мм и на крошку с диаметром меньше 0,5 мм, величины получаемых фрагментов зависят от степени секретности документов.

Производить сжигание документации по всем требованиям закона могут лишь специализированные компании с использованием высокотемпературных печей, в которых также утилизируются информационные носители с пластиковым корпусом (дискеты, флешки и т.д.).

Специалисты утилизирующей организации помещают бумаги в опечатанную емкость, заключают договор хранения с заказчиком и перевозят контейнеры к месту термической утилизации отходов.

На заводе документы помещаются в печь и полностью сжигаются в ней. В качестве подтверждения проведенного процесса заказчику выдается акт утилизации.

Выездная утилизация подразумевает выезд работников специализированных компаний к организации заказчика для уничтожения бумаг на месте. Процесс происходит с применением промышленного шредера, который располагается в грузовой машине. Эта установка обеспечивает высокую производительность: в течение 1 часа она может измельчить до 2 тонн бумажных носителей информации.

Однако утилизируемый таким способом документ можно (если постараться) восстановить. В связи с этим выездной шредер не пригоден для уничтожения конфиденциальной документации. Вслед за измельчением документы, превратившиеся уже в отходы, подвергаются прессованию и транспортировке к месту последующей переработки.

Вторсырье из уничтоженных документов

Если организация самостоятельно осуществляет утилизацию просроченных архивных документов с помощью офисного шредера, то после их измельчения встает логичный вопрос: «А куда сейчас деть полученную бумажную массу?»

Изрезанные листы представляют собой ценное вторичное сырье. Поэтому бумажные отходы следует сдавать в специальные пункты приема или компаниям, которые занимаются переработкой макулатуры (контакты таких точек сбора и организаций несложно найти в Интернете). Предприятие — источник измельченного сырья — заключает договор на вывоз и переработку бумажного мусора на индивидуальных условиях.

Из такого вторсырья на заводах получают множество новых товаров: лотки под яйца, картонные коробки под напитки и пр., беленую бумагу и т.д.

Фирмы, занимающиеся утилизацией

Иногда организациям гораздо проще и удобнее воспользоваться услугами по утилизации, предоставляемыми специализированными фирмами, нежели осуществлять процесс самостоятельно. Вот некоторые положения, выполняемые современными утилизирующими компаниями:

• уничтожение документов архива может происходить в присутствии сотрудника организации — заказчика;
• процесс может сниматься на видеокамеру;
• после непосредственного уничтожения документации заказчику выдают акт об утилизации (образец представлен ниже);

• вся процедура соответствует требованиям российского законодательства;
• измельченное сырье отправляется на дальнейшую переработку для получения новых изделий;
• по желанию заказчика может производиться выделение дел на уничтожение с выдачей соответствующего акта.

Примеры фирм в России

• «Делис Архив», г. Москва и г. Санкт-Петербург;
• «ОРБ», «Столичный архивист», «Архив услуги» г. Москва;
• «Зест Экспресс» с главным офисом в Москве и филиалами в Санкт-Петербурге, Краснодаре, Екатеринбурге, Саратове, Новосибирске и других городах;
• «Экологические стратегии Урала», г. Пермь;
• группа компаний «Тэлос» в Екатеринбурге, Новосибирске, Владивостоке и других городах;
• «Золотой ресурс», г. Калининград.

Стоимость услуг

Цены на услуги в одной из московских фирм:

• составление перечня бумаг на уничтожение – 1 дело – 25 руб.;
• создание акта о выделении просроченных документов к утилизации – 1 дело – 10 руб.;
• уничтожение документации шредером – 1 кг – 5 руб.;
• сжигание бумажных носителей – 1000 кг – 25000 руб.;
• утилизация дисков и пластиковых карточек – 1000 кг – 25000 руб.

При уничтожении каких документов лучше воспользоваться услугами фирм

Самостоятельно организация может легко утилизировать небольшие объемы просроченных документов, не имеющих секретных данных.

Если же уничтожить нужно большое количество бумаг, документацию бухгалтерий или с грифом секретности, лучше воспользоваться услугами специализированных фирм.

Специалисты таких компаний не только произведут конфиденциальную утилизацию документов, но и помогут правильно составить акт о выделении дел, что обезопасит заказчика от наказаний со стороны органов власти.

Небольшая компания может заниматься самостоятельным уничтожением документации, установив офисные шредеры. Однако при утилизации бумаг крупных и важных организаций будет безопаснее обратиться в фирму с квалифицированными работниками и опытными архивариусами. Это поможет заказчику избежать ошибок в документах и утечки информации «шпионам».

Источник: https://vtorothody.ru/utilizatsiya/dokumentov.html

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, проводящаяся по особым правилам. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса.

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Как составить акт на уничтожение документов

Как не ошибиться с датой акта

Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

Акт оформлен — как избавиться от макулатуры

Оформляем факт уничтожения документов

Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

Итоги

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний.

Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

• Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
• Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
• Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
• Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

О том, какими могут быть сроки хранения документов, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии.

К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать.

Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Скачать пример акта

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

• документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000;

Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/unichtozhenie_dokumentov_s_istekshimi_srokami_hraneniya_akt/

Акт утилизации архивных уголовных дел

Все про утилизацию архивных и бухгалтерских документов

Форма и бланк этого списка произвольные. Далее все данные о выделенной документации переписываются в отдельный акт с указанием в нем количества дел, их заголовков, сроков проведения работ с документами, статей, согласно которым будет осуществлено уничтожение бумаг, и т.д.

На следующем этапе руководителем организации подписываются акт и приказ на утилизацию документов.

Вся бухгалтерская документация (учетные регистры, бухотчетность, счет-фактуры и т.д.) должна храниться в организации минимум 5 лет после момента ее составления.

Из этого следует, что утилизация бухгалтерских документов и составление соответствующего акта не могут производиться ранее, чем истечет пятилетний период обязательного хранения этих бумаг. Вся отчетная документация о проведении финансовых манипуляций предприятием подвергается проверкам налоговых служб.

Акт утилизации документов из архива

и заведующего складом Щеглова В.А.

Периоды хранения некоторых документов приведены в таблице: Виды бумаг Срок хранения

1. договора;
2. учетные регистры;
3. учетная политика;
4. заключения аудиторов;
5. налоговые декларации.
6. первичка;
7. флешки, накопители, программные продукты;

5 лет

1. индивидуальные сведения для ПФР.
2. трудовые соглашения;
3. лицевые счета;
4. приказы по личному составу;

75 лет

1. свидетельства о регистрации в ИФНС.
2. годовая отчетность;
3. ликвидационные балансы;
4. расчетные и платежные ведомости (если нет лицевых счетов);

Постоянно Некоторые бумаги, которые должны храниться до 10 лет считают текущими.

Они находятся в отделах организации и не сдаются в архив, а по истечении своего срока утилизируются.

Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения. Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре.

Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации.

Утилизация документов с истекшими сроками хранения, архивов, бухгалтерской и офисной документации

Но они мало распространены. Существуют компании, с которыми можно заключить договор предоставления услуг по утилизации бумаги на своем оборудованием с выездом к заказчику.

Есть смысл заказать их услуги, если они требуются нечасто (компания не имеет большого документооборота, и покупка шредера не оправдана).Подобные организации в качестве инструмента используют мобильный шредер – грузовой автомобиль, оснащенный оборудованием для утилизации.

Мобильный шредер такого типа обладает высокой производительностью и способен перемолоть около двух тонн бумажной массы за один час.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Руководитель подписывает приказ и акт об уничтожении документов.

Упорядочение списка. Перед тем, как уничтожить отобранные бланки, комиссия по утилизации обязательно сверяет, подвергались ли бумаги ревизии и когда она проводилась в последний раз.

Существует особый порядок уничтожения секретных документов, он значительно отличается от правил для обычных бумаг.

Для секретных бумаг должен пройти определенный период по истечению срока хранения, только потом подписывают акт о выделении документов.

Акт об уничтожении документов

Узнайте, какие подлежат уничтожению Справка

• Оформление ;
• Проверка дел на предмет наличия бумаг с истекшим сроком хранения;
• Заполнение акта о выделении документов к уничтожению;
• Передача на утилизацию;
• Отбор документации, утратившей практическую ценность;

Одной из причин утилизации официальных бумаг можно считать истечение срока их хранения. Руководствуясь номенклатурой дел организации, комиссия отбирает бумаги с истекшим сроком для утилизации и составляет акт о выделении документов к уничтожению. Образец бланка можно найти в приложении №11 к п.

3.7.2.

(утверждены Приказом №19 Минкультуры России от 18.01.07).

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

1 ст.

Источник: https://domzalog.ru/akt-utilizacii-arhivnyh-ugolovnyh-del-66644/

Утилизация бухгалтерских документов

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность подлежат хранению. Организация должна беречь их не менее пяти лет после отчетного года. Однако для некоторых документов могут быть установлены отдельные сроки. Например, документы об оценке стоимости имущества компании хранятся постоянно.

Началом срока хранения считается 1 января года, следующего за годом, в котором завершилось делопроизводство этого документа.  Для хранения бухгалтерских и иных документов компания вправе создать архив или обратиться в специализированную организацию.  

Порядок утилизации бухгалтерских документов

Утилизацию бухгалтерских документов необходимо проводить в следующем порядке.

1. Для того, чтобы определить перечень документов, у которых закончился срок хранения, необходимо создать экспертную комиссию. Создание комиссии экспертов утверждается приказом руководителя предприятия, в этом же приказе определяется состав комиссии экспертов. Экспертная комиссия обычно состоит из специалистов разных подразделений предприятия, которые могут установить ценность документов и принять решение об их уничтожении.
2. Созданная экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов. Без проведения экспертизы ценности невозможно определение бухгалтерских документов, которые подлежат уничтожению. Без проведения экспертизы уничтожать документы запрещено.

После подробного рассмотрения документов экспертная комиссия принимает решение о выделении к уничтожению документов, у которых закончился срок хранения в архиве. Бухгалтерские документы, согласно решению комиссии, вносятся в акт о выделении к уничтожению документов, далее не подлежащих хранению.

Как составить акт на уничтожение бухгалтерских документов?

Акт необходимо составить по форме, приведенной в приложении № 21 к Правилам, утв. приказом Минкультуры России № 526 от 31 марта 2015 г.

Обратите внимание, организация должна обеспечивать сохранность документов не только на бумажных носителях, но и документов, которые хранятся в электронном виде. Электронные документы, у которых закончился срок хранения, должны быть уничтожены в том же порядке.

1. Далее необходимо уничтожить документы, срок хранения которых истек. Уничтожить документы можно путем измельчения в шредере или иным способом, например, сжечь. Электронные документы уничтожают, удаляя файлы с электронных носителей информации. Для уничтожения документов компания вправе прибегнуть к услугам специализированных организаций. Это может понадобится, например, для оперативного уничтожения большого количества документов.

Обратите внимание, при уничтожении документов необходимо придерживаться следующих правил:

• уничтожать документы необходимо санкционированно, согласно утвержденному порядку. Нельзя проводить изъятие бухгалтерских документов и уничтожать их без акта о выделении их к уничтожению;
• уничтожать документы необходимо обязательно таким образом, чтобы полностью обеспечивалась строгая конфиденциальность всей содержащейся в них информации. Документы необходимо уничтожать со всеми копиями.

1. После уничтожения документов необходимо оформить акт об уничтожении документов. Вы не обязаны составлять такой документ, однако он будет являться подтверждением факта уничтожения бухгалтерских документов. Вы можете указать в нем способ уничтожения документов (на бумажных и электронных носителях), перечень уничтоженных документов, их общее количество, основания для уничтожения.

Чтобы правильно составить акты на уничтожение бухгалтерских документов, ознакомьтесь с примером их заполнения.

Образец акта на уничтожение бухгалтерских документов представлен ниже:

Источник: https://spmag.ru/articles/utilizaciya-buhgalterskih-dokumentov

Утилизация бухгалтерских документов

Уничтожение бухгалтерских документов — это обеспечение сохранности коммерческой информации.  Одно из ключевых условий выживания на рынке, поэтому стоит следить за безопасностью документов на протяжении всего срока их жизни.

Ценность документов

Даже устаревшие документы, содержащие информацию о финансовой деятельности организации, имеют высокую ценность для конкурентов, которые так и мечтают раскрыть секрет успеха вашей компании. Чтобы не дать им такой возможности, бухгалтерские документы, вышедшие из обращения, необходимо сразу же утилизировать конфиденциально.

Правильно утилизируйте документы

И дело не только в утечке информации к конкурентам. Обязательная утилизация бухгалтерских документов должна проводится каждой организацией, так как этого требует архивное законодательство.

Уничтожение документов архивной компанией

Обычно уничтожением документов занимается архивная организация, в распоряжении которой имеется специальное оборудование. Это промышленные шредеры и прессы, способные переработать ваши документы до 3 уровня секретности, в отличие от простых офисных уничтожителей бумаги, которые не могут обеспечить должного уровня защиты.

Процедура утилизации бухгалтерских документов

В процедуру утилизации бухгалтерских документов входит:

• Экспертиза ценности документов. Без проведения экспертизы уничтожение каких-либо документов строго запрещено.
• Определение документации с истекшим сроком хранения. У каждого типа документов свой срок, здесь важно соблюсти точность во избежание уничтожения еще пригодных документов.
• Формирования дел на утилизацию. К утилизации принимаются только правильно оформленные связки дел и документов.
•  Составление акта о выделение дел к уничтожению. Акт свидетельствует о том, что руководство организации санкционирует данное мероприятие.
•  Вывоз и конфиденциальное уничтожение. Вывоз документов до места уничтожения обычно берет на себя компания-исполнитель для обеспечения сохранности документации на каждом этапе.

Процесс утилизации бухгалтерских документов

Сам процесс утилизации бухгалтерских документов должен производится в вашем присутствии.

Если такой возможности нет, то архивная компания обязана предоставить видео-отчет и квитанцию об утилизации, чтобы вы могли самостоятельно убедиться в конфиденциальности процесса.

Также составляется двусторонний акт о физическом уничтожении документов как источника информации. Во избежание штрафов и санкций, процедуру утилизации бухгалтерских документов следует проводить регулярно.

Заказать услугу по уничтожению документов, Вы можете по телефону:  8(495)226-16-67 или по почте: [email protected]

Источник: https://archivexpert.ru/u7b/utilizatsiya-bukhgalterskikh-dokumentov/

Уничтожение документов

• /
• Полезно знать /
• Уничтожение документов

01:39:27 – 02.03.2019

________________

Документы накапливаются, теряют актуальность и превращаются в макулатуру.

Статья: Зачем и как сдавать макулатуру

Если документы содержат коммерческую тайну, сдать их как макулатуру нельзя. Потребуется услуга «Уничтожение документов», которую проводят специальные организации.

Чтобы уничтожить старые документы, сперва создайте новые. Ирония, но того требует закон и порядок.

Уничтожить ценные документы только физически нельзя. Придется пройти бюрократические процедуры. Компании-посредники проводят все необходимые манипуляции, то есть уничтожают документы под ключ, но стоят не дешево.

Стоимость выделения документов и составления акта обойдется в среднем 35 р. за дело. Дело — это совокупность документов, которые относятся одному вопросу и помещаются под одну обложку.

 Если бюджет не позволяет воспользоваться такими услугами, проведите работу сами.

Алгоритм уничтожения документов

   1. Экспертиза ценности документов

Для определения сроков хранения документов используйте номенклатуру дел организации. Номенклатура — это список дел, которые заводит организация.  Номенклатура составляется по определенной форме.

Каждое дело имеет свой срок хранения. В государственных учреждениях номенклатура обязательное требование.

Но даже небольшим компаниям полезно заводить номенклатуру, так как она облегчает работу с документами.

Номенклатура дел. Образец

Срок хранения дела заканчивается  к 1 января года, когда составлен акт. Если документ появился в 2013 году, хранится 5 лет, то внести его в акт можно не раньше 1 января 2019 года.

Чтобы не попасть под Статью 325 Уголовного Кодекса «Похищение или повреждение документов», не уменьшайте сроки хранения документов. Увеличивать не запрещено.

   2. Акт о выделении дел к уничтожению

Нормативные требования гласят: чтобы отобрать документ для уничтожения, просмотрите каждый лист, чтобы случайно не уничтожить важный документ.

Перенесите данные с обложек уничтожаемых документов в акт. Акт — это документ, который свидетельствует факт жизни или произошедшее действие. Есть более 20 видов актов. Акт «О выделении дел к уничтожению» — это разновидность.

 То есть этот акт констатирует выбор документов с истекшим сроком хранения. Акт имеет юридическую силу. Это гарантия, что действие действительно произошло. Все лица, упомянутые в акте, знакомятся с его содер­жанием под расписку.

Состав экспертной комиссии для составления акта об уничтожении документов. Корректируется в зависимости от состава сотрудников фирмы

Срок хранения таких актов — постоянно.

Нельзя использовать документы, которые уничтожаете, для хозяйственных нужд. Например, как черновики. После всех процедур, переходите к следующему этапу.

   3. Физическое уничтожение документов

Уничтожить документы берутся специальные компании. Оформите накладную или приемо-сдаточный акт, укажите дату, вес и количество документов. На заключительных этапах работы производятся погрузочные работы в присутствии специалиста архивного предприятия, а также транспортировка документов до терминала утилизации с использованием транспорта компании. 

Если вы проводите утилизацию самостоятельно, то воспользуйтесь нашими услугами по погрузке и перевозке утилизируемых документов.

После прочтения — сжечь

Сжигать документы — давняя традиция. Этот способ утилизации подходит для конфиденциальных документов.

Там, где тара подвергается сожжению повышенным спросом на современном рынке пользуются бумажные пакеты. Подобные изделия обладают рядом характерных особенностей, отличающих их от прочих разновидностей тары.

Бумажные пакеты обладают повышенной прочностью и выполняются трехслойными. Бумажная тара отличается экологической безопасностью, поэтому при сжигании (утилизации) не выделяет в атмосферу вредных веществ.

Что касается сжигания бумажных архивов, то для данных целей применяют только бумажные мешки крафт.

Бумажный крафт мешок

Не сжигайте документы самостоятельно. Привлечете пожарную службу, санэпидемстанцию, а и того хуже, экологические организации. Кроме того, это опасное дело, и прибегать к самодеятельности крайне не советуем. Для этого работают специальные компании.

Термическая обработка подходит для всех видов документов. Кроме бумаги, к сжиганию допускаются видеокассеты, диски, жесткие диски, флешки и др.

Мусоросжигательную печь вы найдете только на специализированных заводах. За сжигание документов придется заплатить.

В некоторых странах от метода сжигания постепенно отказываются по причине вреда окружающей среде.

Бумажный уничтожитель — шредер

Шредер — аппарат для измельчения бумаги на мелкие кусочки или полоски. В магазинах техники продаются компактные шредеры. При небольшом количестве документов  такое устройство приобретите в офис.

Офисный шредер

Для утилизации документов в больших масштабах используют промышленный шредер. За час работы промышленный шредер перерабатывает до 3 тонн документов. Способ надежный и экологически чистый. Затем бумага прессуется под прессом.

Легко найти компании, которые займутся измельчением документов с помощью шредера бесплатно. А некоторые еще и заплатят за большие тиражи. После измельчения документы используют как вторсырье и перерабатывают.

Для дополнительной надежности после шредирования документы подвергают химической обработке. Эта процедура превращает бумагу в размягченную массу, и информацию на бумаге точно никак не спасти. Химическая обработка — дорогой способ

   4. Акт о физическом уничтожении документов

После промышленного уничтожения документов, компании выдают акт о физическом уничтожении. Снимите на видео или сфотографируйте процесс физического уничтожения документов. Это даст дополнительную отчетность. Компании-подрядчики гарантируют строгую конфиденциальность.

Четкое соблюдение установленной технологии ведения работ и использование качественных, надежных, прочных бумажных мешков позволяет максимально эффективно решить задачи, поставленные на предприятии, и исключить утечку информации.

И помните: уничтожение документов в России по истечению сроков хранения — это право, а не обязанность.

________________

Возврат к списку

Источник: https://cpereezd.ru/articles/unichtogenie_doc/

Порядок уничтожения документов с истёкшим сроком хранения

Действующим законодательством Российской Федерации предусмотрено обязательное уничтожение документов с истёкшим сроком хранения. Данная процедура проводится во всех организациях с целью освобождения пространства и упорядочения архива.

Основные способы уничтожения документов

Документы нельзя просто так выбрасывать на свалку, их необходимо уничтожать грамотно. Для этого существуют несколько основных способов.

Механическое измельчение

Это самый недорогой и популярный метод со своими преимуществами. При ликвидации документов таким способом их невозможно восстановить, бумага измельчается быстро, а сами аппараты для уничтожения макулатуры стоят сравнительно дёшево.

Сжигание

Используется для уничтожения большого объёма документов, и является вторым по популярности. На данный момент его используют намного реже, так как у метода есть ряд недостатков:

• Сжигание документов может осуществляться только на специальных базах, или других оборудованных для этого площадках.
• Процедура небезопасна для экологии, и этот факт признаётся многими странами мира. Поэтому большое количество утилизированной таким способом бумаги, неизбежно нанесёт вред окружающей среде.
• Если сжигать документы не в специальных печах, то процесс может пройти некачественно, и некоторые бумаги могут уцелеть.

Закапывание

Это самый ненадёжный, но недорогой и простой вариант утилизации архивных документов. Название говорит за себя – бумага просто закапывается в землю. Методом могут воспользоваться небольшие организации или физические лица. У закапывания есть один, но существенный минус – бумага может быть выкопана. Поэтому документы с важной, секретной информацией следует уничтожать другими методами.

Мобильный шредер

Существуют определённые компании, которые помогают организациям избавиться от документов. Пользоваться такими услугами целесообразно, если в офисе небольшой документооборот, и покупать шредер неразумно.

Мобильный шредер напоминает мусоровоз, в котором уставлено специальное устройство для загрузки макулатуры и измельчитель бумаги. Такая машина может переработать 2 тонны бумаги за 1 час.

Процесс утилизации конфиденциальных и секретных документов

Когда речь идёт о конфиденциальных бумагах, простыми способами уничтожения документов не обойтись. Секретные бумаги с истёкшим сроком хранения утилизируются дорогостоящим и надёжным методом – химической обработкой.

Степени секретности уничтожения документов

Принцип действия подобной обработки состоит в том, что бумага превращается в однородную массу при помощи обычной воды и химических средств. Чтобы уничтожение документов прошло успешно, химическую обработку применяют как дополнение, уже после измельчения шредером.

Метод по карману далеко не всем, и воспользоваться им могут только крупные организации или государственные учреждения.

Дело в том, что полученный состав в обязательном порядке перевозится на полигон ТБО, и именно этот фактор делает процедуру такой дорогой.

Если требуется надёжное уничтожение конфиденциальных бумаг без возможности восстановления, то компании выбирают именно химическую обработку.

Преимущества сотрудничества с компаниями по утилизации

Главное преимущество организаций состоит в том, что они занимаются уничтожением документов на любых носителях. Утилизируются:

• пластиковые карточки;
• устаревшие бухгалтерские отчёты;
• газеты и журналы;
• документы с конфиденциальной информацией;
• книги в любом переплёте, и др.

При физической ликвидации между сторонами заключается договор, в котором прописаны все обязанности и условия о неразглашении, в противном случае сотрудники будут привлечены к ответственности.

Обычно компании дорожат своей репутацией, поэтому можно быть уверенным, что утилизация архивных документов пройдёт без неприятных нюансов.

Заказчик имеет полное право лично присутствовать при уничтожении, а также потребовать фото и видео данного процесса.

Особенности уничтожения бухгалтерской документации

Уничтожение документов неозможно без проведения экспертизы

Бухгалтерская отчётность тщательно контролируется законодательством, а различные финансовые отчёты привлекают особое внимание налоговых органов. Самовольно заниматься уничтожением документов категорически запрещается, так же, как и осуществлять попытки по их сокрытию.

Все отчётные документы и финансовые заключения должны быть заархивированы и сохранены в течение 5 лет. Но существуют некоторые виды отчётностей, на которые государственные органы налагают дополнительное время хранения. Если эти условия не будут соблюдены, и бумаги будут уничтожены, то ответственным за это будет руководитель фирмы.

Вышеописанная информация относится только к тем организациям, которые в течение всего времени осуществления своей деятельности не несли убытки.

Нельзя проводить уничтожение документов до тех пор, пока не выйдет срок распределения. После этого можно ликвидировать бумаги обычными способами.

Акт об уничтожении документов (образец)

Проводить процедуру необходимо с соблюдением всех правил, с обязательным составлением акта. Если документы будут сформированы неверно, то может быть наложено взыскание за грубое нарушение сроков хранения.

Если юридическое лицо не в состоянии содержать отдельную архивную службу, ему следует нанять ответственных сотрудников. В их обязанности должна входить проверка подлинности, постоянный контроль хранения бумаг и своевременная ликвидация документов с истёкшим сроком годности.

Стоимость услуг по уничтожению документов

Стоимость оказываемых услуг у каждой компании разная, но можно провести сравнительный анализ цен по крупным городам России:

Город	Средняя цена
Москва	Стоимость уничтожения документов — от 15 руб./кг
Санкт-Петербург	от 8–9 руб./кг
Новосибирск	10 руб./кг
Екатеринбург	8 руб./кг
Уфа	5–6 руб./кг
Казань	6 руб./кг

В таблице перечислены примерные цены по России за уничтожение чистой бумаги. Утилизация банковских карт, жёстких дисков, ноутбуков обойдётся на порядок дороже. Но у разных исполнителей цены отличаются.

Стоимость складывается из нескольких факторов, и в неё обычно входит:

• подача грузовика;
• работа грузчиков по переносу документов;
• измельчение макулатуры в присутствии заказчика;
• вывоз переработанных отходов;
• составление акта и других необходимых отчётов.

Если нет возможности провести работу на территории заказчика, то уничтожение происходит в специально оборудованном цехе. В помещении в обязательном порядке присутствует видеонаблюдение, поэтому процесс можно наблюдать в прямом эфире или получить результата на любом носителе.

Часть денег можно вернуть, продав вторсырье сторонней организации или компании, которая предоставила услугу по уничтожению макулатуры. На переработанные бумаги цена меньше. Отходы покупаются от 5 руб./кг.

Несмотря на то, что за услугу придётся заплатить приличную сумму, воспользоваться ею разумнее всего, ведь можно быть уверенным, что документы будут уничтожены по всем правилам и с соблюдением всех нормативных требований.

Видео по теме: Уничтожение документов

Источник: https://VtorExpo.ru/makulatura/poryadok-unichtozheniya-dokumentov.html

Уничтожение бухгалтерских документов

• Главная
• Статьи
• Уничтожение бухгалтерских документов

Все бухгалтерские документы имеют свой срок хранения. В случае, если после выхода из делопроизводства документ не имеет ценности для последующего использования, он подлежит уничтожению сразу. В остальных случаях документация помещается в архив и хранится в нём установленный законодательством период.

Уничтожение бухгалтерских документов также регулируется законодательно и выполняется в определённом порядке. Положения закона относятся и к тем документам, которые утилизируются сразу, без помещения в архив, и к тем, что хранятся в архиве определённый срок.

Этапы утилизации документов

Процесс уничтожения бухгалтерских документов регулируется ФЗ № 125 от 22.10.2004 г. (об архивном деле). Вся процедура по утилизации состоит из следующих этапов:

• Предварительная экспертная оценка ценности документации. Выполняется в соответствии с положениями, прописанными в вышеуказанном федеральном законе.
• Выбор способа уничтожения: разрыв вручную, шредирование, сжигание. Также можно передать документы, утратившие ценность, в макулатуру, для чего используется накладная как документ, подтверждающий факт утилизации. Можно передать эту процедуру на аутсорсинг.
• Составление акта утилизации при участии экспертной комиссии. В нём содержится перечень документов, подлежащих уничтожению.
• Непосредственно само уничтожение документации одним из выбранных методов.
• Оформление факта уничтожения в соответствующем акте.

Составление сопроводительных документов об уничтожении является необходимым условием. Их отсутствие квалифицируется как административное (а в некоторых случаях — уголовное) нарушение и наказывается соответствующим образом.

Уничтожение документов в «Архив Гарант»

Компания «Архив Гарант» оказывает услуги по уничтожению документов, утративших ценность для организации с соблюдением всех законодательных норм. Мы много лет работаем с документами и знаем все нюансы их утилизации.

Наши услуги помогут вам:

• сэкономить время на самостоятельную организацию и проведение этой процедуры;
• получить гарантии в квалифицированной оценке документов и грамотном оформлении всей сопутствующей документации;
• избавиться от необходимости выбора способа утилизации и непосредственно самого процесса.

Всю процедуру — от анализа и сбора документов до составления конечного акта о факте утилизации мы берём на себя.

Посмотреть все статьи

Источник: https://archives-garant.ru/articles/unichtozhenie-buhgalterskih-dokumentov/

Утилизация документов: архивных, бухгалтерских, секретных

Работа любой организации сопровождается постоянным появлением новых документов: заканчивается срок хранения одних бумаг, возникают другие, в которых находится важная для дальнейшей успешной работы информация.

Спустя довольно короткое время скапливается немалое количество экземпляров и возникает необходимость в уничтожении архивных документов. Это необходимо делать юридически грамотно, не допуская потерь конфиденциальной информации.

Необходимость своевременной утилизации документов

Хранение и уничтожение официальных бумаг – важная часть работы архивных учреждений. Упорядочение дел и актов, признанных подлежащими хранению, и избавление от макулатурного балласта – это и есть суть утилизации документов, которая становится гарантией порядка в архиве.

Прежде чем отправить документы на утилизацию, специальная комиссия, в состав которой входят наиболее опытные и квалифицированные сотрудники компании, проводит анализ и оценку их ценности.

Утилизацию ненужных документов целесообразно доверить профессионалам, которые выполнят уничтожение бумаг на специальном оборудовании, быстро и тщательно.

Требования к документам, направленным на утилизацию:

• они не должны иметь в своем составе слюду, пластик, пенопласт, целлофан;
• материал бумаг не должен выделять в атмосферу ядовитые и токсичные вещества;
• в них не должен содержаться непригодный для переработки материал.

Современное шредерное оборудование позволяет осуществить грамотное уничтожение документов, исключающее возможность их последующего восстановления.

Бумаги измельчаются до размеров конфетти, после чего перемешиваются и спрессовываются в брикеты. Серьезные фирмы, занимающиеся утилизацией, гарантируют полную конфиденциальность.

 Уничтожение документов представляет собой достаточно сложный процесс, который следует поручить специализированной фирме.

Утилизация секретных документов

Особенно большое значение для успешной деятельности любой компании имеет уничтожение секретных документов. Бумаги, в которых содержится коммерческая тайна, нельзя просто выбросить. Известно, что некоторые фирмы теряют огромные деньги каждый год, и происходит это из-за кражи секретной информации, о своевременном уничтожении которой не позаботились.

Контроль над бумагами, в том числе утилизация ставших ненужными актов и свидетельств, обеспечит компании:

• экономию времени;
• экономию места;
• правильно организованный учет важных дел;
• удобство использования нужных бумаг;
• защиту конфиденциальной информации от посторонних лиц.

Источник: https://orbrm.ru/utilizaciya_dokumentov/

Выделение архивных документов на утилизацию и методы уничтожения

Уничтожение бухгалтерских документов проводят по истечении их срока хранения, поскольку надобность в дальнейшем сбережение пропадает, а они занимают до 80% всех бумаг в архиве. Освобождение архивов от хранящихся документов, а также их своевременная ликвидация является актуальной задачей для любого предприятия, ведущего бухгалтерский учёт.

Для законного уничтожение конфиденциальных документов, с истекшим сроком хранения, необходимо знание соответствующих законов, позволяющих проводить подобные операции, к ним, как правило, относят порядок и срок сбережения, а также допустимые методы ликвидации. Если же с юридической стороны все в порядке, то машина для уничтожения документов может помочь уничтожить важную информацию на любом виде бумажного документа.

Многие попросту сдают архивы на макулатуру, что тоже реально, но лучше уточнить эту информацию. Вы сможете найти место на странице — пункты приема макулатуры в России.

Важно знать! Минимальный срок хранения любых архивных документов должен быть не менее пяти лет.

Кодекс налогообложения РФ, гласит о том, что все бумаги:

• бухгалтерского характера;
• налогового обложения;
• свидетельства о доходах и расходах;
• об уплате налогов;

Должны сберегаться не менее 4 лет. Индивидуальные же предприниматели, могут применять УСН, они могут соблюдать эту норму, в случае если сроки неограниченные законодательством.

Ответственность за утерю или уничтожение архивных документов

Первоначально, ответственный за организацию сохранности документов, включая, их первичные учётные данные, руководитель предприятия.

Кроме этого, главный бухгалтер учреждения также должен следить за соблюдением всех правил и норм, по сбережению:

• первичных учётных документов;
• отчётности;
• регистров;

и прочих архивов, имеющих ценность или содержащих важную информацию о финансовых операциях.

• Если же документированная информация была утеряна из-за последствий стихийных бедствий, или правовых нарушений третьих лиц, например, были похищены, то этот факт должен быть зафиксирован органами правоохранительных служб.
• Утеря бумаг в случае стихийных бедствий также должна быть подтверждена сотрудниками соответствующих организаций.
• Если же уничтожение архивных документов произошло в случае пожара, органы пожарного надзора, могут представить справку, свидетельствующую о том, что документы имели место быть в помещение, где произошло возгорание.

Независимо от причины, в случае утери учётных документов, главный бухгалтер и руководитель предприятия должны в соответствии с законодательством РФ сообщить об этом в муниципальные органы, которые, назначат комиссию своим приказом, о расследование причин утери архива.

За нарушение правил по организации учёта документов, а также несоблюдения срока их сбережения, предусматривается административная ответственность путём взыскания с должностных лиц штрафа размером от 2000 р. до 3000 р.

За отсутствие счетов-фактур, регистров и бухгалтерских документов предусмотрен штраф, составляющий 5000 р. – это называется налоговое правонарушение.

Преждевременная ликвидация архива с бухгалтерскими бумагами

Уничтожение бухгалтерских документов до окончания их срока хранения, считается незаконным и влечёт за собой административную ответственность.

Существуют установленные законодательством РФ административные санкции, которые предусматривают наложение штрафа, на лица ответственные за комплектование, учёт и хранение архивных бумаг.

Также существует порядок уничтожения документов, придерживаться которого должны все утилизирующие организации или лица занимающиеся подобной деятельностью.

Методы уничтожения и утилизации содержимого архивов

Ликвидация бухгалтерских бумаг – это довольно унифицированная процедура, состоящая из следующих этапов:

• обязательное проведение специальной комиссией экспертизы ценности;
• составление комиссией акта о сдачи дел на утилизацию;
• физическая ликвидация дел с помощью аппарата шредера, если они содержат конфиденциальную информацию, либо же их сдача на переработку в виде макулатуры.

О проведение таких процессов, нужно уведомлять налоговые государственные организации, в соответствии с законодательством России. Это регламентируется рядом законов.

Источник: https://ecology-of.ru/vtorsyre/vydelenie-arkhivnykh-dokumentov-na-utilizatsiyu-i-metody-unichtozheniya/